东南大学教育基金会档案管理办法(试行)

发布者:系统管理员发布时间:2014-09-05浏览次数:317

第一章总则

第一条为了加强东南大学教育基金会(以下简称基金会)的档案管理,充分发挥档案资料的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《基金会管理条例》、《会计档案管理办法》等规定,结合基金会的实际,制定本办法。
第二条基金会办公室为文件档案资料具体管理部门,负责本办法的具体实施。基金会财务室为会计档案具体管理部门,负责会计档案材料的整理、归档和保管工作。
指定档案管理人员,做好档案资料的立卷、归档、保管、查阅和销毁等具体管理工作,每年3月底按照进行整理统一造册,将长期保存的档案资料向东南大学档案馆归档。严防毁损、散失和泄密。短期保存资料及经常查阅的资料保存在相关部门。严防毁损、散失和泄密。

第三条基金会档案资料分为文书档案资料、项目档案资料、会计档案资料。文书档案资料、项目档案资料、会计档案资料须按年度分别立卷、分类成册。

在工作中形成的各种有保存价值的资料,都应按照本办法立卷统一归档。

第四条文件往来需进行登记,承办要保证文件的系统完整,办理完毕后由专人保管待统一归档。

1、项目档案要按照捐赠登记表的顺序归类整理,由专人保管。

2、会计年度终了形成的会计档案,由会计人员按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案清册。待统一归档。

3、基金会建立《东南大学教育基金会归档案卷总目录》。

第五条公文承办人员应保证经办文件的完整(各种附件一律不准抽存),并及时交管理人员归档。工作变动或因故离职时,应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。

 

第二章归档范围及保管期限

第六条文书档案的归档范围包括:上级机关印发、基金会制发或工作中形成的,具有查考价值的各种文件材料。
第七条文书档案的归档范围及保管期限具体包括:
1
、上级部门下发的工作文件,保存期限长期。
2
、基金会上报的工作计划、总结、报告、请示及批复,保存期限长期。
3
、会议文件、纪要、记录、会议决定、领导讲话材料,保存期限长期。
4
、规定、制度、办法、通报等,保存期限长期。
5
、预决算、统计报表、调查材料、经验介绍等,保存期限长期。

第八条项目档案的归档范围及保管期限具体包括:
1
、与基金会洽商捐赠事项的往来信函、信件,保存期限长期。
2
、与基金会签订的合同、捐赠协议书、捐赠意向书等,保存期限长期。
3
、捐赠登记表、项目申报材料、完成材料、评估材料,保存期限长期。

第九条会计档案的归档范围及保管期限具体包括:
1
、会计账簿:总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿等会计核算专业资料,保存期限永久。
2
、预算、决算报表、年度统计报表,保存期限永久。
3
、年检报告、审计报告、其它财务报告,保存期限永久。
4
、专项基金、捐赠情况统计表等统计报表,保存期限永久。
5
、会计档案移交清单、会计档案保管清册、销毁清册,保存期限永久。


第三章立卷要求

第十条案卷质量总的要求是:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。
第十一条卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后。
会计凭证类按会计凭证编号、月份先后次序分装成册;会计账簿类按年度成本;财务报告类、其他类按年度归类成册。
第十二条卷内文件材料应按顺序,依次编写页号。
第十三条按规定的格式逐项填写文件目录,填写的字迹要清楚,卷内文件目录放在卷首。
第十四条案卷装订。装订前,卷内文件材料要去掉金属物,对破坏的文件材料必须修复,字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷,传真件应保存其复印件。装订应采用线绳左侧穿孔装订法,做到整齐、牢固、便于保管和利用。


第四章保管、移交和销毁

第十五条应经常保持档案的卫生、整洁,做好防尘、防潮、防虫、防丢失等安全和保密工作,做到收实相符。
第十六条档案不得借出、不得携带出境。
如有特殊需要,会计档案经秘书长批准,可以提供查阅、摘抄、复印,并办理登记手续;项目档案的查阅、摘抄、复印等也须经秘书长批准,并办理登记手续;文书档案经办公室主任批准,可以提供查阅、摘抄、复印,并办理登记手续。
第十七条查阅、摘抄、复印档案须由基金会档案管理人员陪同。
查阅、摘抄、复印人员应当做到:
1
、严格遵守保密纪律;
2
、不得擅自向他人传播档案内容;
3
、不得翻阅、摘抄、复制与查阅内容无关的材料。
第十八条查阅档案时,严禁在档案上作涂改、圈划、抽换、批注、污损和折皱。发现上述情况应追究当事人责任。
第十九条档案移交必须填写《东南大学教育基金会档案移交清册》;销毁档案必须填写《东南大学教育基金会档案销毁清册》。认真履行移交、销毁手续。移交、销毁档案由秘书长审批,办公室专人监交、监销。

第二十条本办法自发布之日起执行。